Ministerstwo Infrastruktury w Warszawie
Dyrektor Generalny poszukuje kandydatówkandydatek na stanowisko:
Starszy specjalista
Miejsce pracy: Warszawa
Ogłoszenie o naborze Nr 113510

Warunki pracy

Ministerstwo zajmuje trzy budynki „A”, „B” i „C” o następujących uwarunkowaniach technicznych:
• węzeł sanitarny przystosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnością w budynku ”B” (parter) oraz w budynku „A” (dostęp przy pomocy osób trzecich)
• wejście do budynków przystosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością
• szerokość drzwi i ciągi komunikacyjne w budynkach przystosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością
• windy dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością
• brak podjazdu dla osób z niepełnosprawnością na wysoki parter w budynku A, na którym usytuowana jest jedna z sal konferencyjnych


 


Inne warunki, dotyczące charakteru stanowiska pracy:
- praca przy komputerze oraz/lub przy użyciu urządzeń biurowych: fax, ksero, skaner


- permanentna obsługa klientów zewnętrznych


Rekrutacja zdalna (cały proces, od aplikowania do rozmowy kwalifikacyjnej, jest prowadzony zdalnie, bez wychodzenia z domu)


 

Zakres zadań

  • Obsługuje system elektronicznego zarządzania dokumentacją, w tym na bieżącą monitoruje wpływające sprawy i przekazuje je do dekretacji do dyrektora i zastępców dyrektora Departamentu; przedkłada dokumenty do podpisu; rozprowadza zadekretowaną korespondencje do poszczególnych komórek organizacyjnych; obsługuje skrzynkę pocztową sekretariatu, w tym na bieżąco monitoruje wpływającą korespondencje i rozprowadza ją do właściwych pracowników Departamentu; redagowanie standardowych pism i powielanie tekstów zleconych przez przełożonego.
  • Prowadzi kalendarz, tj. ustala termin i miejsce planowanych spotkań i wyjazdów dyrektora i zastępców dyrektora Departamentu.
  • Przygotowuje i obsługuje pod względem organizacyjno – recepcyjnym spotkania Departamentu, w tym dokonuje rezerwacji sal konferencyjnych oraz sal na wideokonferencje, zgłasza przyjścia gości oraz ich odbiera.
  • Organizuje i rozlicza krajowe i zagraniczne wyjazdy służbowe dyrektora i zastępców dyrektora Departamentu, w tym współpracuje z wykonawcami obsługującymi Ministerstwo w zakresie podróży służbowych.
  • Obsługuje Departament w zakresie zamawiania profesjonalnego serwisu do urządzeń technicznych, przygotowuje zamówienia na prasę i publikacje, prowadzi sprawy administracyjno-organizacyjne Departamentu, aktualizuje dane pracowników Departamentu w elektronicznej księdze pracowników Ministerstwa, wykonuje zadania w ramach powszechnego obowiązku obrony w zakresie stałego dyżuru.
  • Udziela informacje interesantom zgłaszającym się telefonicznie do sekretariatu w celu skierowania ich do właściwej komórki organizacyjnej.
  • Prowadzi obsługę techniczną sekretariatu: obsługuje urządzenia biurowe, programy komputerowe, zabezpiecza materiały biurowe i produkty spożywcze.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 2 lata doświadczenia zawodowego doświadczenie w administracji publicznej
  • ogólna wiedza na temat resortu
  • ogólna wiedza na temat funkcjonowania administracji publicznej i służby cywilnej
  • umiejętność obsługi komputera oraz innych urządzeń biurowych
  • znajomość zasad obsługi klienta zewnętrznego i wewnętrznego, w tym umiejętność radzenia sobie w kontaktach z trudnym klientem
  • umiejętność rozliczania dokumentacji dot. krajowych i zagranicznych podróży służbowych
  • skuteczna komunikacja
  • umiejętność organizacji pracy i zorientowanie na osiąganie celów
  • Posiadanie obywatelstwa polskiego
  • Korzystanie z pełni praw publicznych
  • Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

    APLIKUJ TERAZ