Ogłoszenie numer: 7238043, z dnia 2022-07-19

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości działa na rzecz małych i średnich przedsiębiorstw, podnoszenia kwalifikacji kadr i kształtowania przyjaznego otoczenia biznesowego. Dzięki wsparciu Agencji firmy rozwijają działalność eksportową, wzorniczą, badawczo-rozwojową i wykorzystują w produkcji innowacje i nowoczesne technologie. Oferta PARP pozwala na kompleksową realizację projektów - od koncepcji po komercjalizację.

Główny Specjalista w Biurze Administracji

Miejsce pracy: Warszawa

Nr Ref.: GS/BA/06/22

 

Opis stanowiska

  • zarządzanie powierzchnią biurową i magazynową wynajmowaną przez Agencję w tym:
    • analiza potrzeb lokalowych komórek organizacyjnych i przygotowanie propozycji zmian rozmieszczenia komórek na powierzchni;
    • optymalizacja powierzchni i przedstawianie koncepcji jej zagospodarowywania;
    • weryfikacja wniosków o dodatkową powierzchnię;
    • aktualizacja planów budynku w zakresie rozmieszczenia komórek organizacyjnych na wynajmowanej powierzchni;
    • prowadzenie szczegółowego zestawienia powierzchni z podziałem na rodzaje pomieszczeń itp.;
    • realizacja zadań w zakresie zapewnienia dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami;
    • realizacja zadań w zakresie prawidłowego oznakowania w budynku, tabliczki informacyjne, kierunkowe i przydrzwiowe;
    • przygotowywanie koncepcji przeprowadzek;
  • nadzorowanie postanowień umowy najmu związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa fizycznego i środowiskowego w zakresie:
  • systemu kontroli dostępu m.in. analiza i weryfikacja rozmieszczenia punktów kontroli, wnioski o dodatkowe bramki i wyznaczania dodatkowych stref dostępu;
  • monitoringu m.in. rozmieszczenie kamer, wnioski o przekazywanie nagrań;
  • ochrony fizycznej;
  • systemów alarmowych,
  • zgłaszanie i obsługa incydentów bezpieczeństwa informacji;
  • współpraca z Wynajmującym w sprawach związanych z administrowaniem powierzchnią biurową m.in.:
    • opracowanie i przekazanie rocznego harmonogramu przeglądów okresowych budynku oraz dbanie o terminową realizację harmonogramu;
    • zarządzanie miejscami parkingowymi, ustalanie zasad korzystania z miejsc, aktualizacja przydziału, prowadzenie zestawienia miejsc parkingowych i pilotów;
    • analiza i zgłaszanie konieczności wykonania prac remontowych w związku z utrzymaniem właściwego stanu technicznego i estetycznego wyglądu budynku oraz ustalenie sposobu wykonania prac, zgłaszanie nieprawidłowości;
    • zapewnieniem bezpieczeństwa energetycznego budynku, monitorowanie awarii;
    • z przeprowadzaniem próbnej ewakuacji, prowadzenie i aktualizowanie listy koordynatorów ewakuacji, wyznaczania stref i zapewnienie szkoleń;
    • ustalaniem sposobu wykonywania usługi sprzątania w pomieszczeniach biurowych i magazynowych;
    • zgłaszanie konieczności wykonania niezbędnych prac porządkowych m.in. pranie wykładziny, mycie okien;
  • pozostałe zadania związane z zajmowanym stanowiskiem:
    • udział w tworzeniu i aktualizacja dokumentów związanych z bezpieczeństwem fizycznym budynku w tym Regulamin Administracyjny Budynków, Procedura Bezpieczeństwa Informacji;
    • przygotowywanie wkładu do dokumentów związanych z przeprowadzeniem postępowań o zamówienie publiczne m.in. szacowanie wartości zamówienia w zakresie określenia potrzeb lokalowych, opis przedmiotu zamówienia, przygotowanie analiz i propozycji odpowiedzi na pytania w postępowaniu;
    • opiniowanie zarządzeń i procedur;
    • udział w tworzeniu bazy zamówień publicznych, planowania budżetu, rejestru ryzyk i innych dokumentów związanych z realizacją zadań sekcji;
    • dokonywanie zakupów BZU i zakupów gotówkowych (m.in. związanych z oznakowaniem budynku, tyflomapy, tabliczki przydrzwiowe, dekoracje i wyposażenie).

Wymagania

Oczekujemy (wymagania konieczne):

  • wykształcenia wyższego w zakresie administracji lub gospodarki nieruchomościami lub zarządzania nieruchomościami;
  • minimum 3 lat doświadczenia na stanowisku wymagającym doradztwa lub zarządzania nieruchomościami;
  • znajomości zagadnień z zakresu prawa budowlanego, kodeksu cywilnego;
  • bardzo dobrej znajomości pakietu MS Office;
  • bardzo dobrej znajomości języka polskiego w mowie i piśmie;
  • bardzo dobrej organizacji pracy;
  • podstawowej znajomości języka angielskiego.

Dodatkowo (wymagania pożądane):

  • umiejętność tworzenia planów, analiz i raportów w tym w finansowo-budżetowych;
  • samodzielność w poszukiwaniu i proponowaniu rozwiązań;
  • doświadczenie w wykorzystywaniu systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją lub prowadzenia dokumentacji w oparciu o przepisy kancelaryjne.

Oferujemy

  • umowę o pracę
  • premię regulaminową
  • prywatną opiekę medyczną
  • grupowe ubezpieczenie na życie
  • szkolenia
  • atrakcyjną lokalizację
  • wydarzenia integracyjne
  • programy socjalne
Prosimy o dopisanie klauzuli: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych w procesie rekrutacji.
APLIKUJ TERAZ